España – Servicios de gestión de documentos – Servicio de gestión documental de la Fundació per a la Universitat Oberta de Catalunya

Las necesidades principales a satisfacer se concretan en los siguientes puntos: • Gestión integral de trámites académicos: El servicio debe cubrir de forma transversal la recepción, codificación, grabación de metadatos y custodia de la documentación vinculada a procesos clave como el Acceso, la Matrícula (descuentos), la Evaluación de Estudios Previos (AEP), el Reconocimiento de la Experiencia Profesional (RAEP). • Adaptación al modelo digital y seguridad: Es necesario dar respuesta al cambio hacia la documentación electrónica (que ya representa el 95% del volumen), garantizando la veracidad e integridad de los documentos mediante la validación de firmas digitales, códigos QR y CSV. • Eficiencia operativa y agilidad: reducción de los tiempos de gestión y errores en la grabación de datos para mejorar la experiencia del estudiante, haciendo que los trámites sean más sencillos y transparentes. • Transformación tecnológica: El servicio requiere la implementación de una plataforma web de recogida documental ("ventanilla única") y la aplicación de Inteligencia Artificial (IA) para la clasificación automática, la extracción de metadatos y la detección de duplicados. • Preservación y custodia normativa: Se necesita garantizar la trazabilidad completa de la documentación y su correcto mantenimiento en archivos físicos y digitales, cumpliendo estrictamente con la normativa de protección de datos (RGPD) y los calendarios de conservación o destrucción segura. • Gestión de la estacionalidad: El adjudicatario debe ser capaz de dimensionar al equipo humano para absorber los picos de actividad que se producen en momentos puntuales del año, como los períodos de matriculación y las campañas de AEP/RAEP.