België – Software en informatiesystemen – Financiële oplossing bestaande uit een procure-to-pay-systeem en een boekhoudsysteem

De CM-MC-groep is een belangrijke speler in de Belgische gezondheidszorg, die wordt gekenmerkt door een gevarieerde en voortdurend veranderende IT-omgeving. Momenteel zijn de boekhoud- en inkoopprocessen voornamelijk gebaseerd op Oracle eBS en Adfinity (Easi), zonder integratie tussen deze systemen, wat leidt tot handmatige verwerking, een verhoogd risico op fouten en inefficiënties. Deze opdracht kadert in een moderniserings- en integratieproject dat tot doel heeft de operationele efficiëntie, de gegevenskwaliteit en het automatiseringsniveau van de financiële en Procure-to-Pay-processen te verbeteren. Deze overheidsopdracht heeft betrekking op de levering, implementatie, configuratie, integratie, ondersteuning en het onderhoud van tools ter ondersteuning van de boekhoudprocessen en het Procure-to-Pay-proces (P2P) binnen de MC-CM-groep. Bij het lezen van de opdrachtomschrijving moeten de termen integratie, koppeling en interoperabiliteit als volgt worden begrepen : • Integratie = ontwikkeling, configuratie en implementatie van beide tools binnen het MC-CM-ecosysteem ; • koppeling = het tot stand brengen van verbindingen (in- en uitgaande gegevensstromen) tussen de twee tools enerzijds en de andere IT-tools van het MC-CM-ecosysteem anderzijds; • interoperabiliteit = het creëren van koppelingen tussen het boekhoudprogramma en het P2P-programma. De gezochte tools moeten open zijn (gedocumenteerd en algemeen in gebruik) en moeten kunnen worden geïntegreerd met de andere informatiesystemen van de groep. Ze moeten bijdragen aan een efficiënte, veilige en geautomatiseerde afhandeling van de boekhoudprocessen en de aankoop- en betalingsprocessen, in de context van een complexe organisatie met meerdere entiteiten en operationele eenheden, die actief is in de Belgische mutualistische sector en gekenmerkt wordt door een gediversifieerde en voortdurend evoluerende IT-omgeving. De opdracht wordt gegund volgens een procedure in twee fasen, bestaande uit: • een selectiefase, waarin de gegadigden worden beoordeeld op basis van uitsluitingsgronden en selectiecriteria; • een aanbestedingsfase, waarin alleen de geselecteerde gegadigden worden uitgenodigd om een offerte in te dienen en waarin de opdracht wordt gegund. De opdracht is onderverdeeld in twee percelen, die afzonderlijk worden gegund, maar die gezamenlijk en gelijktijdig moeten leiden tot een samenhangende en interoperabele afhandeling van de betreffende processen (P2P en boekhoudkundige processen). Perceel 1: Procure to Pay (P2P) tool Perceel 1 heeft tot doel de aankoop, implementatie, configuratie, integratie, ondersteuning en het onderhoud van een Procure to Pay softwareoplossing voor de CM MC groep. De oplossing moet het volledige P2P proces ondersteunen, met inbegrip van: • aankoopaanvragen en goedkeuringen; • bestellingen en ontvangst; • verwerking van leveranciersfacturen en betaling; • een three way matchingmechanisme (bestelling – levering – factuur) als controle instrument voor een correcte en betrouwbare factuurverwerking. Perceel 2 – Boekhoudtool Perceel 2 heeft betrekking op de levering, implementatie, configuratie, integratie, ondersteuning en het onderhoud van een softwareoplossing voor boekhouding voor de CM MC groep. De oplossing moet de boekhoudkundige processen ondersteunen, met inbegrip van: • algemene boekhouding; • financiële rapportering; • naleving van de Belgische boekhoudkundige en fiscale regelgeving. Inschrijving per perceel Inschrijvers kunnen zich inschrijven voor: • uitsluitend perceel 1; • uitsluitend perceel 2; • beide percelen. (één offerte per perceel) De percelen worden afzonderlijk beoordeeld en gegund.