Ελλάδα – Υπηρεσίες παροχής γενικών επιχειρηματικών συμβουλών και συμβουλών σε θέματα διαχείρισης – Μελέτη αποτίμησης αποδοτικότητας των Υποέργων της Δράσης 16778 "Ψηφιοποίηση αρχείων και συναφών υπηρεσιών", Κωδικός: ΤΑ1101

Στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων του ΕΚΤ ως Εθνική Αρχή και Φορέα του Ελληνικού Στατιστικού Συστήματος, καθώς και στο πλαίσιο του ρόλου του ως φορέας τεκμηρίωσης για δημόσιες πολιτικές του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης που αποτελεί και το εποπτεύον Υπουργείο, περιλαμβάνεται η στατιστική συλλογή και συνδυαστική επεξεργασία και τεκμηρίωση δημοσίων πολιτικών και δεδομένων πολιτικής που σχετίζονται με τις αρμοδιότητες του εν λόγω Υπουργείου. Η Δράση 16778 συνίσταται στην ψηφιοποίηση αρχείων του δημοσίου τομέα (στους κλάδους της δικαιοσύνης, υγείας, γενικών αρχείων του κράτους, μετανάστευσης και ασύλου, απαλλοτριώσεων, πολεοδομικού σχεδιασμού, κτηματολογίου, ναυτιλιακών υποθέσεων) και την ενσωμάτωση αυτών στα σχετικά πληροφοριακά συστήματα, καθώς και στην πιλοτική εφαρμογή της ασφαλούς αποθήκευσης των αρχείων του δημόσιου τομέα και του «ευρύτερου» δημόσιου τομέα. Συνολικά εννέα (9) Υποέργα επιδιώκουν την αύξηση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας των δημόσιων οργανισμών, την παροχή βελτιωμένων ψηφιακών δημόσιων υπηρεσιών προς πολίτες και επιχειρήσεις και τη διευκόλυνση των καθημερινών λειτουργιών της δημόσιας διοίκησης. Η προσπάθεια αποτίμησης των οφελών της ψηφιοποίησης, ειδικά σε ότι έχει να κάνει με την εκτίμηση της μείωσης του συνολικού κόστους και χρόνου, είναι σημαντική, καθώς η ψηφιοποίηση αρχείων του δημοσίου τομέα έχει αποτελέσει ένα νευραλγικό βήμα προς τον εκσυγχρονισμό της ελληνικής Δημόσιας Διοίκησης και την άμεση πρόσβαση πολιτών και επιχειρήσεων σε υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης. Στο παρόν περιγράφεται το αντικείμενο του Υποέργου με τίτλο «Μελέτη αποτίμησης αποδοτικότητας των Υποέργων της Δράσης 16778 "Ψηφιοποίηση αρχείων και συναφών υπηρεσιών"», το οποίο στοχεύει στην αποτίμηση του συνολικού αντικτύπου των Υποέργων Ψηφιοποίησης της Δράσης 16778. Αναλυτικότερα, το εν λόγω έργο θα έχει ως αντικείμενο την παροχή μελετητικών υπηρεσιών, και το σχεδιασμό και την εφαρμογή σχετικής μεθοδολογικής προσέγγισης με στόχο την αποτίμηση της αποδοτικότητας των Υποέργων Ψηφιοποίησης της Δράσης 16778 όσον αφορά τα παρακάτω: • Μείωση του χρόνου εξυπηρέτησης των ωφελουμένων (πολίτες – επιχειρήσεις) από τη Δημόσια Διοίκηση και μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης ενδοδιοικητικών (back-office) λειτουργιών, με στόχο την αποτίμηση της μείωσης διοικητικών βαρών • Εξοικονόμηση κόστους και πόρων, λόγω της καλύτερης πρόσβασης στα αρχεία • Αποδέσμευση μη κατάλληλων χώρων, στους οποίους αποθηκεύονται, έως τώρα, σε φυσική μορφή αρχεία του κράτους για άλλες χρήσεις • Εκτίμηση της δυνατότητας αξιοποίησης των ψηφιοποιημένων αρχείων / δεδομένων προς επίτευξη πλήρως επιγραμμικών ψηφιακών υπηρεσιών (end-to-end digital services) • Μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος, χάριν των υπό εξέταση ψηφιοποιήσεων Παράλληλα, θα πραγματοποιηθούν μελετητικές ενέργειες που αφορούν: • στην παραγωγή υλικού αναφοράς για μεθοδολογικά θέματα μέτρησης της αποδοτικότητας έργων ψηφιοποίησης, • στην αποτύπωση των ευρύτερων ποιοτικών και ποσοτικών οφελών της ψηφιοποίησης (μείωση γραφειοκρατίας, αμεσότεροι χρόνοι εξυπηρέτησης, δυνατότητα αυτό-εξυπηρέτησης (self-service), κλπ) που έχουν αποκομίσει όλες οι κοινότητες χρηστών (Φορείς Δημόσιας Διοίκησης, πολίτες, επιχειρήσεις) βάσει προεπιλεγμένων κριτηρίων, • στην καταγραφή βέλτιστων πρακτικών και την ανάδειξη κινδύνων, όπως αυτά παρατηρήθηκαν κατά την παραπάνω εκτίμηση αποδοτικότητας των έργων ψηφιοποίησης και τα οποία δύνανται να αξιοποιηθούν κατά τη ψηφιοποίηση αρχείων της Δημόσιας Διοίκησης στο μέλλον, • στην παραγωγή εκθέσεων εκ των ευρημάτων. Στο πλαίσιο αυτό, η υλοποίηση του εν λόγω έργου θα επιτευχθεί μέσα από την ολοκλήρωση των κάτωθι Ενοτήτων Εργασίας: • Ενότητα Εργασίας 1 (ΕΕ1): Σχεδιασμός μεθοδολογίας αποτίμησης αποδοτικότητας και οφέλους των Υποέργων Ψηφιοποίησης της Δράσης 16778 (ποσοτικά και ποιοτικά κριτήρια) • Ενότητα Εργασίας 2 (ΕΕ2): Διενέργεια εκτίμησης αποδοτικότητας και οφέλους των Υποέργων Ψηφιοποίησης της Δράσης 16778 • Ενότητα Εργασίας 3 (ΕΕ3): Προσδιορισμός βέλτιστων πρακτικών και περιοχών προς βελτίωση όπως προκύπτουν από τις υπηρεσίες που εξετάσθηκαν